Pandemien har vist oss nye veier ... Møteoptimalisering ...
Igjen har vi funnet ny måte å løse gamle utfordringer på, slik menneskeheten alltid har gjort når den har stått ovenfor vanskeligheter som tidligere ikke har vært erfart.
https://pixabay.com/
Veikrysset
Alle nye veiskiller har muligheter for forbedringer av hva som er kjente utfordringer eller noe som vites at ikke fungerte helt som ønsket på gamle måter og en åpenbar slik arena er den digitale samlingsflaten som vi alle nå har erfart å bruke siden 2020.Digital hverdag består i å løse oppgaver ved å bli oppdatert om pågående aktivteter eller utføre mer kreativ tilnærming til hva som ennå ikke vites.
Det finnes like mange metoder som mennesker og dermed må arenaen konfigureres i en gjenkjennbar form, hvor forventningen ikke forstyrres av rammeverket, men gir forutsetninger for fokusering på hva som skal løses.
Forutsigbarhet
For å hjelpe hverandre til å håndtere den nye digitale samhandlingsflaten, så er det alltid tryggere å ha kjøreregler og forventninger til hva som skal gjøres hvordan og til hvilken tid.Tanken er da å forsøke å lage denne forutsigbarheten, ved å definere noen hjelpepunkter som kan være veien til å standardisere hvordan samhandlingens rammer kan settes opp til å lage felles forventninger.
Det å ha åpenbare spilleregler for de forskjellige arenaene, gir forutsigbarhet og systematikk som de innvolverte enklere kan forholde seg til.
Dermed fokuseres alles krefter inn mot oppgaven, gjennomføringen er ikke nødvendigvis A4 eller punktvise likheter på hvordan gjennomgangene løses, form og skjellet skaper kun gjenkjente rammer.
Erfaring så lang
Tendensen så langt i det erfarte, er at deltakerne kommer noe mer forberedt og utviser mer strukturert ordstyring, dermed oppleves de digitale gjennomgangene som mer effektive og gjennomgangene gjennomføres ofte på mindre tid enn hva de gamle fysiske møtene hadde tendenser til å kreve.Det åpenbare andre er at forflytning mellom møterom er betraktlig enklere enn en fysiske forflytningen.
Muligheten som nå dette gir er å skape praksis på avrunding i passe tid, før neste økt, slik at hodet kan forvalte inntrykket som har vært og stille med rikktig skarphet i den neste gjennomgangen.
Møtemal
Vanlige møter som gjennomføres, kan tilrettelegges slik at det inkluderes mingling og avrunding som gjennomføres innenfor tilmålt tid.Som eksempel kan et 30 minutters møte, hvor det avsettes 20 effektive minutters gjennomføring og som unnagjøres på 28 minutter, være en ny metode for forventningssynkronisering:
00 - 05 minutter: Mingling hvor egen kaffe og te klargjøres.
05 - 10 minutter: Velkommen og hvem er vi, samt hva er målbildet.
10 - 25 minutter: Tematikk.
25 - 28 minutter: Oppsummering.
For å tilpasse møteform og tematikk, så kan mingletiden være arenaen som setter deltakerne i rett modus, samt at tidsknapphet fra tidligere aktiviteter da har en buffersone.