Digital samlingsflate del 4 - Pandemien bekjempes metodiskt ...

Pandemien bekjempes metodiskt ... Arbeidsformer og tips til arena utnyttelse ...

Hva som kan tenkes løst ved bruk av digitale samlingsflater, er like vidt som bredt og like variert som en hvilken som helst sammensatt bukett avskårne blomster.

https://pixabay.com/

Målbarhet:

Bevissthet over hva som skal løses og hvordan dette er forankret i selskapets visjon, er nøkkelen til hvor enkelt løsningene implementeres som en forbedring.

Hvor delmål og mål kan følges gjennom det konkrete arbeidet og brukes som dokumentasjon for veivalgene og evalueringen på effekten som visjonen, målene og tiltakene faktisk bidrar med.

Møteformer:

• Møter (beslutning, avklaring, oppdagelse, oppdatering, innvolvering). 
• Arbeidsgrupper (idemyldring, drøfting, gruppearbeid, reell innvolvering, problemløsninger).
• Informasjonssamling (informasjon, tidlig innvolvering, oppsummering, felles status).

Det finnes selvfølgelig mange andre eksempler og typespesifike behover for innvolvering og avklaring, kategoriseringen ovenfor er ment som eksempel som forsøker å konkretisere og etablere assosiasjoner til noe gjenkjennbart.

Digital møteform - Mal for 30 og 60 minutters samlinger:

30 minutter digitalt status eller kreativt møte:

Som eksempel kan et 30 minutters møte, hvor det avsettes 20 effektive minutters gjennomføring og som unnagjøres på 28 minutter:

00 - 05 minutter: Mingling hvor kaffe og te klargjøres.
05 - 10 minutter: Velkommen og hvem er vi, samt hva er målbildet.
10 - 25 minutter: Tematikk.
25 - 28 minutter: Oppsummering.

(Samlinger som gjennomgår status, nye utfordringer og kreative endringer)

60 minutter digitalt arbeidsmøte:

Som eksempel kan arbeidsmøtet berammes med 60 minutter, hvor det avsettes 40 effektive minutters gjennomføring og som unnagjøres på 53 minutter:

00 - 05 minutter: Mingling hvor kaffe og te klargjøres.
05 - 10 minutter: Velkommen og hvem er vi, samt hva er målbildet.
10 - 50 minutter: Tematikk.
50 - 53 minutter: Oppsummering.
(Samlinger for detaljert idemyldring, avklaringer og videre utforskning av ideer)

Konfigurasjons ansvar:

Arrangør og møteleder er ansvarlig for å belyse hva som ønskes løst, noe som krever tydelighet og klare målsetninger, slik at bidragsyterne som deltar har rett nivå på kunnskapen de fremfører - Metoden strukturerer og etablerer en felles forventning til hvordan og hva som skal løses.

Felles forståelse:

En bevissthet rundt tydelighet for målet og en etablering av forventning før oppgaven angripes, er det som sørger for at oppsummeringen fremstår som omforent forståelse og det sikkerhetsnettet for oppklaring av missforståelser.

Ved å forsterke tydeligheten for mål og oppsummering, så er de digitale virkemidlene Tavle, Chat og Møtenotat, det som konkretiserer felles forstått og blir hva alle deltakere har bidratt med å putte i blomstervasen som buketten av avskårne blomster som skal pynte mål og visjon fremover.

Digital samlingsflate del 3 - Pandemien tilrettelegger for nytt ...

Pandemien tilrettelegger for nytt ... Inkludere kreativ ny utøvelse ...

Transformere tiden som brukes til avklaringer ved å etablere en sømløs diskusjonsarena, hvor forberedelser og tilbakeblikk naturlig integreres som en medfølgende bedre effekt i ny samlingsflate.

https://pixabay.com/

Integrerte nye digitale verktøy

Digitale møter har de samme fasiliteter, slik som ordinære fysiske lokasjoner har, en flate for det som gjennomgås både på flipover og via delte pressentasjoner eller saksdokumenter. Pluss at det er en samtalelogg som kan benyttes for avklaringer eller interaksjon i gjennomgangen, samt delte Møtenotater som kan tydeliggjøre hva som er behandlet.

• Video og mikrofon erstatningen for egen deltakelse i gjennomgangen.
• Digital flipover (Tavle) fungerer som punktvis oversikt og/eller idemyldring med gullapper og fargestifter.
• Samtalelogg (Chat) kan innholde kommentarer og spørsmål publisert både før, under og etter gjennomgangen.
• Notater (Møtenotater) hvor avklaringer og dilemaer kan belyses og besvares systematisk og oversiktlig nednoteres i gjennomgangen.

Digitale integrerte hjelpemidler som Tavle, Chat og Møtenotater er verktøy som gir forutsigbarhet for arrangør og deltakere, samtidig som det lager en mer enhetlig og transparent forståelse av hva som gjennomgås og hvor informasjonen om hva som er gjennomgått kan oppsummeres.

Punktene på flipoveren

Mekanismene i samlingsflatene inkluderer muligheter for synlig delt arbeidstavle, hvor punktvise "knagger" aktivt kan benyttes som forberedende forventningsstyrng og som oversikt for innholdet i gjennomgangen, samt muligheten som tilbakeblikk for samtlige deltakere på hva som har vært håndtert.

Samtalelogg før, under og etter

For å tilrettelegge for rett forståelse av innholdet som skal gjennomgås, er aktiv bruk av samtaleloggen noe som gir oppdaterte deltakerne før gjennomføringen.

Spesielt bra i samhandling med oppdatering av punkter på møtetavle, som tydeliggjør innholdet mer konkret.
Dermed har deltakerne mulighet til å få oversikt når det passer hver og en, samtidig som arrangør begrenser komunikasjonen til å være koblet til selve aktiviteten og ikke som løse oppdateringer per e-post.

Det sosiale aspektet

Den digitale samlingsflaten er ikke en erstatning for alle sidene ved å samles på en fysisk lokasjon.

Ved rett bruk vil innholdet kunne håndteres, så må alle være bevisste på relasjons effekten som fysiske møter ubemerket har og hvor digital form ikke har samme effekt.

For eksempel i forbindelse med de uformelle korte pratene før eller etter, om andre temaer eller sidestilte bekreftelser om tematikken som skal gjennomgås.

Disse mikro-avklaringene og følelse av tilhørighet, må utvikles og pleies i den nye tiden, hvor kombinasjons løsninger vil bli muligheter i fremtiden, men hvor oppmerksomheten nå må være på et bevisst nivå.

Ved å lage en tilhørende arena i tilknytningen til gjennomgangen, så er tanken å etablere mingletid, som erstatning for treffpunktene før gjennomgangen, så kan også rest tiden benyttes til å bli hengende igjen sammen med andre deltakere.

Mingling 2.0

Minglingen kan foregå på en høyst uformell måte, hvor det viktigste er å koble seg opp med bildet, for så å bruke tiden til å ordne med kaffe eller te - Husk å dempe mikrofonen, slik at kaffa og te lagingen ikke tilfører minglerne støy som hindrer den uformell snakkingen.

NB - Det er helt greit å ha en tom stol eller kun veggdekor i bildet, mens forberedelsene gjøres til møteoppstart.

Mingletiden tilhører møtet og bør respekteres som oppstarttid, men samtidig kan den også skape en god bufferen for andres gjøremål som krever mer enn forventet i forhold til avrunding av foregående aktivtet.

Oppkobling så tidlig som mulig i forhold til oppstartstid, gir en forutsigbarhet for møteleder om hvem som er "ankommet" og samtidig en uhøyttidlig varm invitasjon inn i hjemmet til oss andre, noe som fort oppleves inkluderende.

Deltakerne kan også utøve små morsomme hint eller øye-oppmerksomhet, ved å inkludere noe som kan overraske eller skape undring, annerledes objekter eller små ordtak innenfor din digitale bilderammen og som da kan være elementer under minglingen og noe som kan snakkes om i en naturlig forlengelse av samtalen etter endt økt.

 - Alltid lov å krydre tilstedeværelsen og pirre frem smilene i de andre deltakernes ansikt.

Digital samlingsflate del 2 - Pandemien får oss til å reise oss på ny ...

Pandemien får oss til å reise oss på ny ... Ny måte og møtes ...

Trinnene i trappen fører oss oppover og nærmere punktene som alltid gir muligheter for bedre utsyn over hva som kan komme, dermed blir det lettere å se nytt i det gamle.

https://pixabay.com/

Bruke tiden før: 00 - 05

Det å samles før oppstart har alltid vært løst på forskjellige måter, noen kommer tidlig og treffer andre som har hatt anledning til å komme tidlig, andre haster heseblesende inn når klokken er slagen og enkelte kommer forsiktig glidende stille inn etter oppstart.

For å kunne inkludere alle disse veiene inn i samlingen på en jovial og forutsigbar måte, så inkluderes 5 minutters mingletid som en buffer, hvor mekanismen da kan erstatte de små gode samtalene før selve gjennomgangen.

Mingletiden etablerer da mulighet for interaksjon før en digital gjennomgang, hvor individene synliggjør seg når hver og en kobler seg opp fra sitt sted. Derfor  inneholder innkallingen gjerne starttidspunkt fra starten av hel eller halv klokketime, men hvor selve tematikken starter fem minutter etter.

Bruke tiden til oppgaven: 05 - 25

Offisiell håndhilsning er byttet ut med en kort pressentasjon av hverandre, hvor alle sier hvem de er og hvilken funksjon de representerer, slik at alle har hørt hverandres stemme og har bruke sin egen stemme i sammen med alle de andre.

De første avsatte 5 minuttene i gjennomgangen, håndterer selve konfigurasjonen av samlingen, dette gir arrangør og deltakere en følelse av å være inkludert (digital håndhilding) og hvor alles oppmerksomheten får forståelse av hva innsatsen skal omhandle ved formidling av et tydelig mål.

Med en forberedt punktvis agenda, så kan møteleder guide deltakerne gjennom seansen og overlate innholdet til diskusjonen eller avklaringen til å utfolle seg i de kommende 15 minutter.

Kvarter er et gyllen tidsintervall som de fleste har en frisk og våken deltakelse i, både som aktivt og passivt engasjert. 

Korte systematiserte gjennomganger, sikrer at områdene som er representert i avklaringen også avdekker om det er manglende deltakere fra andre ansvarsdeler, som må vært inkludert. Dermed sikres det alltid at det ikke forbrukes mer tid enn nødvendig på gjennomgangene og heller stykker opp i systematiske korte og konkrete bolker.

Oppdages det at innholdet som gjennomgås ikke har rett konfigurasjon, slik at møteformen ikke er tilstrekkelig, så omgjøres neste samling til en mer arbeidsgruppe preget samling, med tilhørende struktur for belysning og avklaring om rett vei videre.

Bruke tiden etter: 25 - 28

Oppsummering av hva som er gjennomgått og hvor forventning avklares mot oppnåelsen, for etablereing av en omforent forståelse av hva som er gjennomgått.

Tydeliggjøring av hva som er neste steg for det gjennomgåtte, før den resterende tiden kan benyttes som avrundende mingletid.

Digital samlingsflate del 1 - Pandemien har vist oss nye veier ...

Pandemien har vist oss nye veier ... Møteoptimalisering ...

Igjen har vi funnet ny måte å løse gamle utfordringer på, slik menneskeheten alltid har gjort når den har stått ovenfor vanskeligheter som tidligere ikke har vært erfart.

https://pixabay.com/

Veikrysset

Alle nye veiskiller har muligheter for forbedringer av hva som er kjente utfordringer eller noe som vites at ikke fungerte helt som ønsket på gamle måter og en åpenbar slik arena er den digitale samlingsflaten som vi alle nå har erfart å bruke siden 2020.

Digital hverdag består i å løse oppgaver ved å bli oppdatert om pågående aktivteter eller utføre mer kreativ tilnærming til hva som ennå ikke vites.

Det finnes like mange metoder som mennesker og dermed må arenaen konfigureres i en gjenkjennbar form, hvor forventningen ikke forstyrres av rammeverket, men gir forutsetninger for fokusering på hva som skal løses.

Forutsigbarhet

For å hjelpe hverandre til å håndtere den nye digitale samhandlingsflaten, så er det alltid tryggere å ha kjøreregler og forventninger til hva som skal gjøres hvordan og til hvilken tid.

Tanken er da å forsøke å lage denne forutsigbarheten, ved å definere noen hjelpepunkter som kan være veien til å standardisere hvordan samhandlingens rammer kan settes opp til å lage felles forventninger.

Det å ha åpenbare spilleregler for de forskjellige arenaene, gir forutsigbarhet og systematikk som de innvolverte enklere kan forholde seg til.

Dermed fokuseres alles krefter inn mot oppgaven, gjennomføringen er ikke nødvendigvis A4 eller punktvise likheter på hvordan gjennomgangene løses, form og skjellet skaper kun gjenkjente rammer.

Erfaring så lang

Tendensen så langt i det erfarte, er at deltakerne kommer noe mer forberedt og utviser mer strukturert ordstyring, dermed oppleves de digitale gjennomgangene som mer effektive og gjennomgangene gjennomføres ofte på mindre tid enn hva de gamle fysiske møtene hadde tendenser til å kreve.

Det åpenbare andre er at forflytning mellom møterom er betraktlig enklere enn en fysiske forflytningen.

Muligheten som nå dette gir er å skape praksis på avrunding i passe tid, før neste økt, slik at hodet kan forvalte inntrykket som har vært og stille med rikktig skarphet i den neste gjennomgangen.

Møtemal

Vanlige møter som gjennomføres, kan tilrettelegges slik at det inkluderes mingling og avrunding som gjennomføres innenfor tilmålt tid.

Som eksempel kan et 30 minutters møte, hvor det avsettes 20 effektive minutters gjennomføring og som unnagjøres på 28 minutter, være en ny metode for forventningssynkronisering:

00 - 05 minutter: Mingling hvor egen kaffe og te klargjøres.
05 - 10 minutter: Velkommen og hvem er vi, samt hva er målbildet.
10 - 25 minutter: Tematikk.
25 - 28 minutter: Oppsummering.

For å tilpasse møteform og tematikk, så kan mingletiden være arenaen som setter deltakerne i rett modus, samt at tidsknapphet fra tidligere aktiviteter da har en buffersone.

Basalrettigheter må etableres ...

Livets rett og kår for det levde, må tydeliggjøres og etableres som en naturlig selvfølgelighet.

Basert på de samme forenklede og forståelige tankeganger som knyttes til Maslows basalpyramide, hvor behovet hos alle mennesker egentlig er åpenbare og enkle:

Fysiske behov - Behovspyramiden sitt nederste nivå er de viktigste behovene som vann, mat og husly, men også behov for søvn, fysisk bevegelse og det at kroppen kvitter seg med avfallsstoffer.

Trygghet - Behovspyramidens neste nivå er følelsen av sikkerhet - Opplevelse av trygghet, beskyttelse, stabilitet og orden.

Sosiale behov - Behovspyramidens tredje nivå er sosiale behov for fellesskap, kjærlighet, vennskap, det å kunne tilknytning til noe - Det å føle seg akseptert.

Respekt og anseelse - Behovspyramidens neste nivå handler om behovene for aktelse, selvrespekt, selvtillit, anerkjennelse, status og verdighet.

Selvrealisering - Behovspyramidens øverste nivået handler om krefter til å få dekket behovene for å virkeliggjøre sine mål, å realisere medfødte eller senere ervervede evner, å oppnå opplevelser som kjennes som høydepunkter eller åpenbaringer.

Behovsteorien forsøker å få frem de grunnleggende behov for vår atferd og motivasjon, hvor alle trinn alltid avhenger av det foregående trinnene - Derfor er det fint å visualisere behovenes sammenheng som en pyramide.

Livets rett er en selvfølgelighet, til en stor grad, men hvor sorteringsevnen fort kan få andre kår som rår og da vil retten på livsnødvendige forhold kunne omgjøres til produkter og tjenester som kjøpes av verdensomspennende komersialiserte aktører.

Forledelsen i det overfladiskt fassinerende, kan fort utgjøre en vei videre som har andre mekanismer som stegvis fremstår som brikker i en opplevd mening, men som har markedsøkonomiens natur som fremdriftsbrennstoff.

Som alle snøskred, så avhenger følelsen av skrekk på hvor bratt terrenget som snømassene hviler på er og dette oppdages nødvendigvis ikke før tegnene på kreftene sin endring gir seg tydelig tilkjenne.

Glipper bevisstheten på de forholdsvis enkle behov og adopsjon av noe større fyller tilstedeværelsen med en åpenbarighet, om at alt det nye er mer prissatt enn enkelheten, så skaper felles interesse et gigiantisk marked for stabil fortjeneste og avkastning.

Øyeblikker med avhengighet og naturlig oppofrelse, har forenklede valg som fort bare blir hardere streben, hvor ettertenksomheten er noe som mates med numment hastverk eller søvnige behov for hvile.

I markedene vil ikke pustbar luft selges for veldig lite og uspiselig mat være hva som alle alltid har mulighet til å måtte prioritere.

Premium form kan leveres på flasker, som ytelsesluft og hvor supertuber inneholder overladet energi, hvor evnen til å strebe mer ikke kjennes ut som belastende og hvor ettertenksom tid trykkes unna, som stressende tendenser.

I den strømlinjeformede fremtoningen, så vil alle som har mulighet få anledning til å ikle seg omtalebar formasjoner og kjøpte implementerte former som likner på de andres idealer.

I lykkerusen vil mangfoldet likne på hva som etterstrebes og abnormaliteter være noe som de mindre begavede bedriver på områder som er tildelt slik aktivitet.

Samlebåndet fører hver og en frem til posten for givende aktivitet, som tjener systemet aller best og hvor likhet tiltaler og skaper en overordnet ro i de overfladiske sfærer. Periodene med vanskelige tanker om tanketomme minutter, barføtet på en gresseng med overdådig og overveldende blomsterlukt, så lukkes minnedøren naturlig og fokuseringen på neste mål er igjen innen rekkevidde.

For å holde tak i menneskerasens egentlige gode verdier, når verden og forutsetningene naturlig endres, så må en anstrengelse utføres og enkelheten må igjen finnes frem, blant alle andre tildelte gleder og fornøyerligheter.

De unge tankefulle, har heldigvis ungdommelig pågangsmot og gjenstridighet boblende i overlevelsen, noe som gir håp om bevissthet om at alt det naturlig nødvendige alltid bli i de unges eie.

Enkelt oppsummert - Alle skal ha en tilstedeværelse med basalrettigheter:

• Dekke fysiske behov.
• Føle trygghet.
• Kjenne sosiale behov.
• Oppleve respekt og anseelse.
• Lykkes med selvrealisering av sine potensialer.

Kjenner at det er mer håp enn dystopi ...